Prompt-Bibliothek / Outlook

Outlook
Prompt-Leitfaden · Outlook

CC-Flut aussortieren

Copilot trennt die Mails, die dich wirklich betreffen, von reinen Kenntnisnahmen. Du liest zuerst, was Handlung braucht.

Microsoft 365 Copilot (Premium)EinsteigerFührungskraftAssistenz
Wann nutzen

Wenn du in vielen Verteilern steckst und CC-Mails ungelesen stapeln. Gut als Wochenabschluss.

Wer nutzt es

Führungskräfte und Assistenz. Alle, die oft nur zur Info mitlesen sollen.

Nutzen

Du siehst schnell, wo in einer CC-Mail doch eine Aufgabe oder Frage an dich steckt. Den Rest kannst du ruhig liegen lassen.

Dein Prompt

Drei Gruppen, klare Kriterien

Füll die Felder aus. Der Prompt passt sich sofort an. Leere Felder bleiben als Platzhalter stehen, die kannst du auch direkt in Copilot ersetzen.

Hier füllst du gleich deine Angaben ein, und der Prompt passt sich live an. Vorher schaltest du die Bibliothek einmal frei.

Prompt-Vorschau

Du bist meine Assistenz und sortierst meine Mails nach Relevanz für mich.

Prüfe alle Mails der letzten [Zeitraum], in denen ich nur im CC stehe.

Teile sie in drei Gruppen: Handlungsbedarf (ich werde namentlich angesprochen, gefragt oder es geht um [meine Themen]), Zur Info (relevant, aber keine Aufgabe), Ignorieren (Rundmails, Abstimmungen ohne mich).

  • Der vollständige Prompt mit Feldern zum Ausfüllen
  • Zwei Varianten für schwierige Fälle
  • Prüfliste und Prüffrage für das Ergebnis
  • Alle anderen Leitfäden der Bibliothek

Diesen Leitfaden öffnen

Einmal freischalten, dann sind dieser und alle anderen Leitfäden für dich offen. Kostenlos.

Kostenlos. Verarbeitung über Kit, keine Weitergabe.

Noch ein Klick.

  1. Öffne die Mail von Jörg Janßen an .
  2. Klick auf „Zugang bestätigen“.
  3. Du landest direkt wieder hier. Alle anderen Leitfäden sind dann auch offen.

Keine Mail da? Schau im Spam-Ordner nach. Bei Firmenadressen dauert es manchmal ein paar Minuten.

Prototyp: Hier käme jetzt die Bestätigungsmail. Bestätigungsklick simulieren
Deine Angaben
Prompt

Wichtigster Teil: Die Begründung in fünf Wörtern macht die Sortierung prüfbar. Ohne sie musst du Copilot blind vertrauen.

So gehst du vor

Vier Schritte zum Ergebnis

  1. Copilot öffnen

    Copilot in Outlook oder in der Microsoft 365 Copilot App öffnen. Copilot muss auf deine Arbeitsdaten zugreifen.

  2. Prompt anpassen

    Zeitraum, deine Themen und wichtige Absender ersetzen. Dann absenden.

  3. Gruppen prüfen

    Die Gruppe Ignorieren kurz überfliegen. Steckt dort doch etwas Wichtiges, sag es Copilot und lass neu sortieren.

  4. Aufräumen

    Handlungsbedarf abarbeiten. Für Verteiler, die immer in Ignorieren landen, eine Outlook-Regel anlegen.

Varianten

Zwei Zusätze zum Weitermachen

Schick diese Zusätze im selben Chat hinterher, nachdem der erste Entwurf da ist.

Lesestoff bündeln

Fasse alle Mails aus der Gruppe Zur Info in fünf Stichpunkten zusammen. Was sollte ich wissen, ohne sie einzeln zu lesen?

Verteiler loswerden

Welche Absender oder Verteiler landen am häufigsten in Ignorieren? Schlage mir eine kurze, freundliche Nachricht vor, um aus [Verteiler] genommen zu werden.
Vor dem Senden

Vier Fragen an dich

0 von 4 geprüft
Prüffrage an Copilot

Bei welchen Mails war die Einordnung knapp? Nenne sie mit dem Grund.

Gut zu wissen

Fallen und Voraussetzungen

Typischer Fehler

Kriterien weglassen. Ohne deine Themen und wichtigen Absender rät Copilot, was dich betrifft, und sortiert zu streng.

Das brauchst du

Microsoft 365 Copilot (Premium)

Braucht die Premium-Lizenz, weil Copilot viele Mails auf einmal auswertet. Das geht nur mit Zugriff auf Work-Daten.

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