Prompt-Bibliothek / Outlook

Outlook
Prompt-Leitfaden · Outlook

Reklamation deeskalieren

Aus einer wütenden Kundenmail wird eine ruhige, lösungsorientierte Antwort. Mit klarer Lösung und einem verbindlichen nächsten Schritt.

Basic · ohne ZusatzlizenzFortgeschrittenVertrieb
Wann nutzen

Wenn eine Kundenmail scharf, emotional oder lang ist und du nicht aus dem Bauch antworten willst.

Wer nutzt es

Vertrieb, Kundenservice, Projektleitung. Alle, die Beschwerden beantworten.

Nutzen

Ein ruhiger Entwurf in wenigen Minuten. Mit Lösung und festem nächsten Schritt statt Floskeln.

Dein Prompt

Erst das Anliegen, dann die Antwort

Füll die Felder aus. Der Prompt passt sich sofort an. Leere Felder bleiben als Platzhalter stehen, die kannst du auch direkt in Copilot ersetzen.

Hier füllst du gleich deine Angaben ein, und der Prompt passt sich live an. Vorher schaltest du die Bibliothek einmal frei.

Prompt-Vorschau

Du bist erfahrene Kundenservice-Leitung in einem Unternehmen mit [Branche oder Produkt].

Lies die folgende Kundenbeschwerde. Erkenne zuerst das eigentliche Anliegen hinter dem Ärger und nenne es in einem Satz.

Schreibe dann eine Antwort, die den Ärger ernst nimmt, ohne sich zu rechtfertigen. Entschuldige dich für [konkreter Anlass], aber räume keine Schuld ein, die nicht belegt ist. Mach einen konkreten Lösungsvorschlag: [Lösung, die du anbieten darfst]. Beende die Antwort mit einem verbindlichen nächsten Schritt, mit Frist und Ansprechpartner: [Name, Datum].

  • Der vollständige Prompt mit Feldern zum Ausfüllen
  • Zwei Varianten für schwierige Fälle
  • Prüfliste und Prüffrage für das Ergebnis
  • Alle anderen Leitfäden der Bibliothek

Diesen Leitfaden öffnen

Einmal freischalten, dann sind dieser und alle anderen Leitfäden für dich offen. Kostenlos.

Kostenlos. Verarbeitung über Kit, keine Weitergabe.

Noch ein Klick.

  1. Öffne die Mail von Jörg Janßen an .
  2. Klick auf „Zugang bestätigen“.
  3. Du landest direkt wieder hier. Alle anderen Leitfäden sind dann auch offen.

Keine Mail da? Schau im Spam-Ordner nach. Bei Firmenadressen dauert es manchmal ein paar Minuten.

Prototyp: Hier käme jetzt die Bestätigungsmail. Bestätigungsklick simulieren
Deine Angaben
Prompt

Wichtigster Teil: Der verbindliche nächste Schritt ist der wichtigste Teil. Ohne Frist und Namen bleibt die Antwort ein Versprechen.

So gehst du vor

Vier Schritte zum Ergebnis

  1. Mail bereithalten

    Kundenmail im Copilot Chat einfügen oder die Mail in Outlook öffnen. Sensible Angaben vorher kürzen, wenn eure Regeln das verlangen.

  2. Prompt anpassen

    Prompt kopieren und die markierten Stellen ersetzen. Wichtig sind Lösung, Frist und Ansprechpartner.

  3. Entwurf prüfen

    Stimmen Fakten, Zusagen und Fristen? Gehe die Prüfliste weiter unten durch.

  4. Nachschärfen, senden

    Bei Bedarf nachfragen: "kürzer", "weniger förmlich". Dann selbst senden.

Varianten

Zwei Zusätze für schwierige Fälle

Schick diese Zusätze im selben Chat hinterher, nachdem der erste Entwurf da ist.

Forderung nicht erfüllbar

Wir lehnen die Forderung [Forderung des Kunden] ab. Zeige Verständnis, erkläre den Grund in zwei Sätzen und biete diese Alternative an: [Alternative]. Keine Floskeln wie "leider müssen wir Ihnen mitteilen".

Telefon statt Mail

Mach aus dem Entwurf einen Gesprächsleitfaden für einen Anruf in drei Teilen: Einstieg, Lösung, Abschluss mit Termin. Maximal ein Satz pro Teil.
Vor dem Senden

Vier Fragen an dich

0 von 4 geprüft
Prüffrage an Copilot

Welche Aussagen in deinem Entwurf kann ich aus der Kundenmail nicht belegen? Liste sie auf.

Gut zu wissen

Fallen und Voraussetzungen

Typischer Fehler

Entwurf ungeprüft senden. Zusagen zu Geld oder Haftung gibst du immer selbst frei. Copilot formuliert, du entscheidest.

Das brauchst du

Basic · ohne Zusatzlizenz

In Microsoft 365 enthalten, ohne Zusatzlizenz. Mail öffnen oder Text einfügen. Mehr braucht es nicht.

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