Prompt-Bibliothek / Outlook

Outlook
Prompt-Leitfaden · Outlook

Unbeantwortete Mails finden

Copilot zeigt dir, worauf noch jemand wartet. Sortiert nach Dringlichkeit, mit Vorschlag für den nächsten Schritt.

Microsoft 365 Copilot (Premium)Einsteiger
Wann nutzen

Nach Urlaub, Krankheit oder einer vollen Woche. Oder jeden Montag als fester Check.

Wer nutzt es

Alle mit vollem Postfach. Besonders Vertrieb, Projektleitung und Assistenz.

Nutzen

Nichts bleibt liegen, was jemand von dir erwartet. Du startest mit einer klaren Reihenfolge statt mit Scrollen.

Dein Prompt

Erst finden, dann sortieren

Füll die Felder aus. Der Prompt passt sich sofort an. Leere Felder bleiben als Platzhalter stehen, die kannst du auch direkt in Copilot ersetzen.

Hier füllst du gleich deine Angaben ein, und der Prompt passt sich live an. Vorher schaltest du die Bibliothek einmal frei.

Prompt-Vorschau

Du bist meine Assistenz und hilfst mir, im Postfach den Überblick zu behalten.

Durchsuche meinen Posteingang der letzten [Zeitraum]. Finde alle Mails, auf die ich noch nicht geantwortet habe und in denen jemand eine Antwort, Entscheidung oder Zusage von mir erwartet.

Ignoriere Newsletter, automatische Benachrichtigungen und Mails, in denen ich nur im CC stehe.

  • Der vollständige Prompt mit Feldern zum Ausfüllen
  • Zwei Varianten für schwierige Fälle
  • Prüfliste und Prüffrage für das Ergebnis
  • Alle anderen Leitfäden der Bibliothek

Diesen Leitfaden öffnen

Einmal freischalten, dann sind dieser und alle anderen Leitfäden für dich offen. Kostenlos.

Kostenlos. Verarbeitung über Kit, keine Weitergabe.

Noch ein Klick.

  1. Öffne die Mail von Jörg Janßen an .
  2. Klick auf „Zugang bestätigen“.
  3. Du landest direkt wieder hier. Alle anderen Leitfäden sind dann auch offen.

Keine Mail da? Schau im Spam-Ordner nach. Bei Firmenadressen dauert es manchmal ein paar Minuten.

Prototyp: Hier käme jetzt die Bestätigungsmail. Bestätigungsklick simulieren
Deine Angaben
Prompt

Wichtigster Teil: Die Spalte "was erwartet wird" macht den Unterschied. So siehst du sofort, ob eine Antwort zwei Minuten braucht oder einen Termin.

So gehst du vor

Vier Schritte zum Ergebnis

  1. Copilot öffnen

    Copilot in Outlook oder in der Microsoft 365 Copilot App öffnen. Achte darauf, dass Copilot auf deine Arbeitsdaten zugreift.

  2. Prompt anpassen

    Prompt einfügen und Zeitraum, wichtige Absender und Anzahl ersetzen. Dann absenden.

  3. Liste prüfen

    Stichproben machen: Ist eine Mail drin, die du längst beantwortet hast? Fehlt eine, die du kennst?

  4. Abarbeiten

    Von oben nach unten antworten. Für einzelne Mails direkt nachschieben: "Entwirf eine Antwort auf Nummer 3."

Varianten

Zwei Zusätze für den Alltag

Schick diese Zusätze im selben Chat hinterher, nachdem der erste Entwurf da ist.

Nur ein Kunde oder Projekt

Schränke die Suche auf Mails zu [Kunde oder Projekt] ein. Zeige auch Mails, die ich beantwortet habe, bei denen aber noch eine Rückmeldung von mir aussteht.

Antworten in einem Rutsch

Entwirf für die drei dringendsten Mails jeweils eine kurze Antwort. Maximal fünf Sätze. Markiere, wo ich noch Fakten ergänzen muss.
Vor dem Senden

Vier Fragen an dich

0 von 4 geprüft
Prüffrage an Copilot

Bei welchen Einträgen bist du unsicher, ob ich schon geantwortet habe? Nenne sie getrennt.

Gut zu wissen

Fallen und Voraussetzungen

Typischer Fehler

Die Liste für vollständig halten. Copilot findet viel, aber nicht garantiert alles. Wichtige Kunden prüfst du kurz selbst.

Das brauchst du

Microsoft 365 Copilot (Premium)

Braucht die Premium-Lizenz, weil Copilot dein ganzes Postfach durchsucht. Das geht nur mit Zugriff auf Work-Daten.

Weiter

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