Prompt-Bibliothek / SharePoint

SharePoint
Prompt-Leitfaden · SharePoint

Das richtige Dokument finden

Statt durch Ordner zu klicken, sucht Copilot für dich. Mit Fundort, Autor und dem Hinweis, welche Version die aktuelle ist.

Microsoft 365 Copilot (Premium)Einsteiger
Wann nutzen

Wenn du weißt, dass es ein Dokument gibt, aber nicht, wo es liegt oder welche Fassung gilt.

Wer nutzt es

Alle, die mit Vorlagen, Richtlinien, Angeboten oder Projektunterlagen auf SharePoint arbeiten.

Nutzen

Du findest schneller die richtige Datei. Und arbeitest nicht versehentlich mit einer alten Version weiter.

Dein Prompt

Fundort und Version gleich mitliefern

Füll die Felder aus. Der Prompt passt sich sofort an. Leere Felder bleiben als Platzhalter stehen, die kannst du auch direkt in Copilot ersetzen.

Hier füllst du gleich deine Angaben ein, und der Prompt passt sich live an. Vorher schaltest du die Bibliothek einmal frei.

Prompt-Vorschau

Du hilfst mir, in unseren SharePoint-Seiten das richtige Dokument zu finden.

Suche das aktuelle Dokument zu [Thema oder Dokumentart], bevorzugt auf [SharePoint-Seite oder Team].

Nenne für jeden Treffer Fundort, Autor und letztes Änderungsdatum und verlinke die Datei.

  • Der vollständige Prompt mit Feldern zum Ausfüllen
  • Zwei Varianten für schwierige Fälle
  • Prüfliste und Prüffrage für das Ergebnis
  • Alle anderen Leitfäden der Bibliothek

Diesen Leitfaden öffnen

Einmal freischalten, dann sind dieser und alle anderen Leitfäden für dich offen. Kostenlos.

Kostenlos. Verarbeitung über Kit, keine Weitergabe.

Noch ein Klick.

  1. Öffne die Mail von Jörg Janßen an .
  2. Klick auf „Zugang bestätigen“.
  3. Du landest direkt wieder hier. Alle anderen Leitfäden sind dann auch offen.

Keine Mail da? Schau im Spam-Ordner nach. Bei Firmenadressen dauert es manchmal ein paar Minuten.

Prototyp: Hier käme jetzt die Bestätigungsmail. Bestätigungsklick simulieren
Deine Angaben
Prompt

Wichtigster Teil: Die Frage nach älteren Versionen ist der Hebel. Sie zeigt dir, ob es Doppelungen gibt, bevor du die falsche Datei verschickst.

So gehst du vor

Vier Schritte zum Ergebnis

  1. Copilot öffnen

    Copilot Chat mit Zugriff auf Arbeitsdaten öffnen. Gibt es einen Umschalter zwischen Web und Arbeit, auf Arbeit stellen.

  2. Prompt anpassen

    Prompt kopieren und die markierten Stellen ersetzen. Stichworte aus dem Dokument helfen mehr als der Dateiname.

  3. Treffer prüfen

    Den Link öffnen. Stimmt das Änderungsdatum? Ist es wirklich die freigegebene Fassung?

  4. Weiterverwenden

    Falsche Treffer kurz zurückmelden und nachsuchen lassen. Den richtigen Link speichern oder im Team teilen.

Varianten

Zwei Zusätze für die Suche

Schick diese Zusätze im selben Chat hinterher, nachdem der erste Entwurf da ist.

Inhalt statt Datei

Fasse das aktuellste Dokument in fünf Punkten zusammen. Was hat sich gegenüber der älteren Version geändert?

Wer weiß mehr

Wer hat in den letzten Monaten an Dokumenten zu [Thema oder Dokumentart] gearbeitet? Nenne Namen und Dateien, damit ich weiß, wen ich fragen kann.
Vor dem Senden

Vier Fragen an dich

0 von 4 geprüft
Prüffrage an Copilot

Bei welchen Treffern bist du unsicher, ob sie die aktuelle Version sind? Begründe es.

Gut zu wissen

Fallen und Voraussetzungen

Typischer Fehler

Den ersten Treffer ungeprüft verschicken. Copilot findet oft mehrere ähnliche Dateien, deshalb immer Datum und Fundort ansehen.

Das brauchst du

Microsoft 365 Copilot (Premium)

Copilot durchsucht SharePoint mit deinen Zugriffsrechten. Das braucht Work-Daten und damit die Premium-Lizenz.

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